Premisa de la care pornește prezenta analiză este dată de dispozițiile art. 135 din NORMELE METODOLOGICE din 10 octombrie 2008 privind modul de ţinere a registrelor comerţului, de efectuare a înregistrărilor şi de eliberare a informaţiilor, aprobate prin ORDINUL nr. 2594/C din 10 octombrie 2008:
La cererea de înregistrare a menţiunii privind majorarea capitalului social prin noi aporturi în numerar se ataşează:
a)actul modificator, în original;
b)dovada efectuării vărsămintelor, în copie certificată;
c)dovada privind plata tarifului legal de publicitate şi, după caz, a tarifului poştal, în original sau în copie certificată de parte.
Situația concretă presupunea o decizie a asociatului unic al unei SRL, de majorare a capitalului social prin cooptarea unui nou asociat.
Decizia respectivă, act sub semnătură privată (având imprimată o semnătură olografă atribuită teoretic asociatului unic), a fost transmisă către ORC București prin poștă electronică și a fost semnată și cu semnătură electronică calificată de către avocatul respectivei SRL.
Cererea de înscriere mențiuni a fost admisă de către ORC București, astfel că s-a pus problema legalității rezoluției emise în aceste condiții.
Tribunalul București – Sentința civilă nr. 1025 din 14.04.2021
Prima instanță a respins plângerea noastră, motivarea fiind în esență următoarea:
Tribunalul reține, din interpretarea sistematică a dispozițiilor art. 1-5 din Legea nr. 26/1990, că procedura de înregistrare la registrul comerțului are caracter necontencios, întrucât presupune doar verificarea formală a înscrisurilor anexate cererii, scopul său fiind asigurarea opozabilității actelor și faptelor supuse înregistrării, orice persoană interesată având, însă, dreptul de a pune în discuție, în procedura de drept comun, valabilitatea actului în temeiul căruia s-a efectuat înregistrarea. În ipoteza desființării actului prin hotărâre judecătorească definitivă, persoana interesată poate solicita, în temeiul dispozițiilor art. 25 din Legea nr. 26/1990, radierea înregistrării efectuate în registrul comerțului în temeiul acelui act.
Așa fiind, Tribunalul constată că motivele invocate de către petenți nu pot fi analizate în cadrul plângerii reglementate prin dispozițiile art. 6 alin. (3) din Legea nr. 26/1990, întrucât privesc aspecte de fond, constând în încălcarea cerințelor impuse de lege pentru valabilitatea actelor juridice.
Petenții au mai susținut că decizia asociatului unic prin care s-a decis majorarea capitalului social, actul constitutiv al societății și celelalte înscrisuri nu sunt semnate olograf de către reprezentantul legal al C. LLC, susținere care nu poate fi primită, câtă vreme aceste înscrisuri poartă semnătura numitului AȘ, administrator al C. LLC, împrejurare de natură a conduce – în urma unui examen sumar, specific procedurii de înregistrare la registrul comerțului – la concluzia că actul provine de la reprezentantul legal.
Curtea de Apel București – Decizia civilă nr. 1364 din 27.09.2022
Instanța de apel a schimbat hotărârea primei instanțe și a admis plângerea noastră, cu următoarea motivare:
Din lecturarea dispoziţiilor legale menţionate, reiese că în ipoteza transmiterii prin mijloace electronice a unui înscris cerut de lege în original (în cazul de faţă este vorba despre actul modificator al actului constitutiv) este necesar ca acesta să poarte semnătura electronică calificată a persoanei de la care emană.
O astfel de cerinţă este firească, având în vedere că, potrivit art.5 din Legea nr.455/2001, înscrisul în formă electronică, căruia i s-a încorporat, ataşat sau i s-a asociat logic o semnătură electronică extinsă, bazată pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv şi generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnăturii electronice, este asimilat, în ceea ce priveşte condiţiile şi efectele sale, cu înscrisul sub semnătură privată.
Or, singura condiţie cerută pentru ca înscrisul sub semnătură privată să fie valabil este semnătura olografă a părţii de la care emană.
Dacă s-ar primi interpretarea în sensul că înscrisul sub semnătură privată, în privinţa căruia legea impune condiţia de a fi depus în original, poate fi semnat cu semnătură electronică şi de către o altă persoană decât autorul său, fără a exista un mandat în acest sens din partea celui de la care emană înscrisul, înseamnă să se nesocotească cerinţa referitoare la depunerea înscrisului în original.
Prin urmare, înscrisul sub semnătură privată original este fie cel semnat olograf, fie cel semnat cu semnătura electronică de însuşi autorul său ori de mandatarul acestuia.
În cauza de faţă, actul modificator al actului constitutiv – Decizia asociatului unic al societăţii VC SRL nr.1/23.10.2020, C. LLC, a fost transmis Oficiului Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Bucureşti prin poşta electronică şi a fost semnat cu semnătura electronică calificată de către LC, avocat în cadrul Societății I şi Asociaţii, şi nu de către reprezentantul legal al societăţii C. LLC.
Pe de altă parte, potrivit menţiunilor din împuternicirea avocaţială de la f.2 din dosarul de registru, societatea de avocatură a fost mandatată de către clientul VC SRL să efectueze demersuri, să întocmească documente în vederea înregistrării menţiunilor în registrul comerţului, să ridice documente şi să reprezinte clientul în faţa registrului Comerţului, băncilor comerciale şi a oricăror persoane fizice şi juridice.
Nu se află depus la dosarul de registru niciun mandat special prin care C. LLC să fi împuternicit societatea de avocatură să semneze decizia acesteia de majorare a capitalului social al societăţii VC SRL.
În aceste condiţii, nefiind semnat de către autorul său, olograf sau cu semnătură electronică, şi nici de mandatarul acestuia, în temeiul unui mandat acordat în acest scop, Curtea consideră că Decizia asociatului unic al societăţii VC SRL nr.1/23.10.2020, în forma în care a fost transmisă Oficiului Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Bucureşti prin poşta electronică nu îndeplineşte condiţia impusă de textele legale menţionate, nefiind transmisă în original, ci doar în copie.
Conduita potrivită
Situația anterior prezentată nu este singulară. O mulțime de avocați procedează în acest fel, mai ales când actele modificatoare trebuie transmise către un alt ORC decât cel în care societatea își are sediul social. Însă, o astfel de conduită, poate și trebuie să fie penalizată, astfel cum în mod just a reținut Curtea de Apel București.
Așadar, dacă actul modificator este semnat olograf de către autorul acestuia, atunci trebuie depus în original la ORC, fie prin prin prezența fizică a autorului actului / a avocatului mandatat în acest sens, fie prin poștă clasică.
Doar dacă actul modificator este semnat de către autorul său printr-o semnătură electronică, atunci acesta poate și trebuie să fie transmis către ORC prin poștă electronică.
